發(fā)文機關司法部
發(fā)文日期1997年01月02日
時效性現行有效
發(fā)文字號[97]司公字001號
施行日期1997年01月02日
效力級別部門規(guī)范性文件
各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）公證管理處：
自我部頒發(fā)《公證處辦理涉外公證業(yè)務暫行管理辦法》后，我司曾多次下發(fā)關于備案工作的《通知》，對公證處印章及公證員簽名章備案程序的有關規(guī)定提出具體要求。但是，一些地區(qū)在執(zhí)行中仍不能按規(guī)定要求辦理，影響了備案工作的順利開展。為進一步加強備案工作管理，使之更加規(guī)范化，經商外交部領事司，現重申：
一、 批準辦理涉外公證業(yè)務的公證處印章和公證員簽名章備案手續(xù)每年分上半年和下半年兩次進行，上半年上報備案時間為6月1日至6月30日，下半年上報備案時間為12月1日至12月31日，其他時間不予辦理備案。我司收到各地備案材料后，經審核，符合備案條件的，我們將在20天內給予電話通知，不符合備案條件的，將予以退回，未接到我司通知前各地上報備案的印章及簽名章不得使用。
二、 辦理涉外公證業(yè)務的公證員調離公證崗位、離退休或自然減員，其簽名章應停止使用。公證員離退休后繼續(xù)返聘回公證處工作的，原則上不再辦理涉外公證業(yè)務，特殊情況仍需讓其辦理涉外業(yè)務的，應向我司說明情況。停止辦理涉外公證業(yè)務的時間，應從離開公證崗位起計算，并在30天內上報注銷備案。
三、 辦理涉外公證業(yè)務的公證處因行政區(qū)域的變更或其他原因變更公證處名稱的，辦理涉外公證業(yè)務的公證員調到其他公證處繼續(xù)辦理涉外公證業(yè)務的，其公證處印章及公證員簽名章均可及時上報備案，但必須待我司通知后方可使用新的印章。
四、 填寫《辦理涉外公證業(yè)務公證員登記表》時，字跡要清晰規(guī)范不得了草。表中公證員職務是指公證員的專業(yè)職務等級，不是指其擔任的行政職務。省廳公證管理處必須在審批欄處加蓋公章。
五、 公證處印章及公證員簽名章的備案工作，由各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）公證管理處統(tǒng)一辦理上報我司，由我司轉外交部領事司，凡未按規(guī)定程序上報備案的，一律退回，不予備案。
