發(fā)文機關國家檔案局
發(fā)文日期2018年12月14日
時效性現行有效
發(fā)文字號國家檔案局第14號令
施行日期2018年12月14日
效力級別部門規(guī)章
（2003年7月22日國家檔案局第6號發(fā)布 2018年12月14日國家檔案局第14號令《國家檔案局關于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》修改）
第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數據。
第三條 電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。
機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。
第四條 副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。
電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。
第五條 電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。
第六條 電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。
第七條 符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。
第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄。
第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。
第十條 電子公文的歸檔應在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網電子郵件系統(tǒng)”平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備。
第十一條 電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。
第十二條 電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)中設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。
第十三條 電子公文形成單位應在電子公文歸檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。
第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網上交接。
第十五條 通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。
第十六條 歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。
第十七條 歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
第十八條 檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯網的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。
第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。
第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。
第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。
第二十二條 本辦法由國家檔案局負責解釋。
第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。
