發(fā)文機(jī)關(guān)最高人民法院
發(fā)文日期2003年09月06日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)法辦〔2003〕285號(hào)
施行日期2003年09月06日
效力級(jí)別司法文件
本院各單位：
為了認(rèn)真貫徹落實(shí)院領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案管理工作的指示，并根據(jù)各單位的要求，我們制定了便于各單位內(nèi)勤、書(shū)記員和其他人員在工作中比照操作的《行政文書(shū)檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序》，以規(guī)范立卷歸檔的質(zhì)量和時(shí)間要求，加強(qiáng)最高人民法院機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、制度化?，F(xiàn)將該操作程序印發(fā)給你們，請(qǐng)你們組織本單位內(nèi)勤、書(shū)記員和有關(guān)其他人員認(rèn)真學(xué)習(xí)并參照?qǐng)?zhí)行。
附：行政文書(shū)檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序
為了加強(qiáng)行政文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，完善立卷歸檔制度，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平，有效地為審判工作和其他各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，制定本操作程序。
一、 文書(shū)檔案的歸檔范圍。行政文書(shū)檔案，是指本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢，作為行政文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件以及相對(duì)應(yīng)的磁帶、磁盤(pán)等載體的文件。凡是反映本單位工作、活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文書(shū)材料，均屬必須歸檔范圍。包括：
（一）中央、全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)、國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議和制發(fā)的文件本院需要貫徹執(zhí)行并在執(zhí)行中形成的文件，領(lǐng)導(dǎo)人講話、題詞等；中央國(guó)家機(jī)關(guān)各部委需要本院辦理并在辦理中形成的文件。辦理人大代表、政協(xié)委員重要建議、提案、信件形成的文件。
（二）本院黨組會(huì)議形成的黨組文件、報(bào)送中央及中央各部委的文件、會(huì)議紀(jì)要等；院長(zhǎng)辦公會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等；審判委員會(huì)形成的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。
（三）本院召開(kāi)的大型會(huì)議形成的文件和上報(bào)下發(fā)的各種正式文件。
（四）本院各部門(mén)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)議形成的文件；本院各部門(mén)形成的報(bào)告、辦法、章程、制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要文件以及《每日信息》、《情況反映》、《工作簡(jiǎn)報(bào)》和《大事記》的年度合訂本。
（五）本院黨、團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)、法官協(xié)會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)以及在重要活動(dòng)中形成的文件。
（六）本院領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要的信件、電報(bào)、傳真、電話記錄等文件。
（七）本院形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件材料；本院基建部門(mén)形成的工程竣工圖、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程概算、預(yù)算、決算等文件。
（八）下級(jí)法院報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。
（九）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
二、 不需歸檔的范圍。凡重份的、事務(wù)性的，只起臨時(shí)參考作用的，無(wú)查考利用價(jià)值的不必歸檔。包括：
（一）中央、全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)、國(guó)務(wù)院抄送供本院工作參考的文件等不需我院辦理的文件材料。
（二）本院重份文件，一般文件的草稿及修改稿。
（三）無(wú)查考利用價(jià)值的、事務(wù)性的、只起參考作用的臨時(shí)性文件，一般的群眾來(lái)信。
（四）本院領(lǐng)導(dǎo)兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本院工作無(wú)關(guān)的文件材料。
（五）非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議，制發(fā)的文件本院不需要貫徹執(zhí)行的。
（六）非隸屬機(jī)關(guān)抄送的，不需要辦理的一般性文件材料。
（七）下級(jí)法院的《工作簡(jiǎn)報(bào)》、《情況反映》及各種信息、刊物、不必備案的文件材料。
（八）其他不需要?dú)w檔的文件材料。
三、 組卷方法。一般是采取年度--組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題的結(jié)構(gòu)形式，遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用的總要求合理組卷。具體方法是：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件，重要文件的草稿各為一件。
四、 質(zhì)量要求。歸檔文件要齊全完整，已破損的文件要修整，字跡模糊或易褪變的文件要進(jìn)行復(fù)制。文件用紙都應(yīng)以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，大于A4紙的要剪裁或折疊，小于A4紙的要貼襯，訂口處有字跡的要粘襯邊。
五、 立卷五步法。所謂立卷五步法是指對(duì)辦理完畢的行政文書(shū)從收集到歸檔分五步進(jìn)行，即：
第一步，收集材料。行政文書(shū)材料的收集一般的只收集定稿（簽發(fā)稿）和印制件（正本）。有領(lǐng)導(dǎo)人親自修改的文件要保留修改稿，領(lǐng)導(dǎo)人親自起草的草稿也要保留。
第二步，文件的排序。文件排序的要求是批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；非訴訟性案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；正本在前，簽發(fā)稿在后，草稿和修改稿按時(shí)間先后順序排列。在這一步要特別注意剔出所有金屬物。備考表是說(shuō)明立卷情況的，如有需要說(shuō)明的必須記錄清楚，立卷人和檢查人要簽名或蓋章。
第三步，填寫(xiě)要求項(xiàng)目。包括編寫(xiě)文件頁(yè)碼（頁(yè)碼填寫(xiě)正面右上角，凡有圖文的均需編寫(xiě)頁(yè)碼）。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表、卷宗封面，保管期限（用鉛筆填寫(xiě)保管期限的初步意見(jiàn)供檔案部門(mén)參考），文件標(biāo)題（有規(guī)范標(biāo)題的按照其標(biāo)題寫(xiě)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，自擬標(biāo)題應(yīng)外加“[]”號(hào)）。
第四步，卷宗裝訂。裝訂要求是牢固、整齊、美觀。要求右邊齊、下邊齊，三孔一線，裝訂線長(zhǎng)度為180毫米，在底線結(jié)扣處貼封條，由立卷人簽名。
第五步，集中歸檔。由庭內(nèi)勤（兼職檔案員）收集集中，組織檢查，造目歸檔。造目是指用計(jì)算機(jī)按年度順序打出目錄，光盤(pán)同目錄一并交檔案處。歸檔的時(shí)間要求是在文件辦結(jié)后的第二年第二季度前。
六、 借閱檔案手續(xù)。收集和管理檔案的根本目的就是提供利用。本院各單位因工作需要到檔案處借卷的，要辦理嚴(yán)格的調(diào)卷手續(xù)。其手續(xù)就是填寫(xiě)調(diào)卷卡，一案一卡。調(diào)卷人要按照調(diào)卷卡上的項(xiàng)目一一填寫(xiě)清楚，調(diào)卷人必須寫(xiě)明單位和調(diào)卷人的全稱。代替別人調(diào)的要寫(xiě)明用卷人和調(diào)卷人的姓名。時(shí)間要寫(xiě)明年、月、日。《人民法院檔案管理規(guī)定》要求調(diào)出卷的時(shí)間為3個(gè)月。超過(guò)3個(gè)月沒(méi)用完的，必須辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期不能超過(guò)3個(gè)月。
本規(guī)定適用各審判庭在職能活動(dòng)中形成的行政文書(shū)檔案的立卷歸檔工作。
