發(fā)文機(jī)關(guān)最高人民法院
發(fā)文日期2003年08月26日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)法辦〔2003〕269號(hào)
施行日期2003年08月26日
效力級(jí)別司法文件
本院各單位：
為了認(rèn)真貫徹落實(shí)院領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案管理工作的指示，并根據(jù)各單位的要求，我們制定了便于各單位內(nèi)勤、書記員在工作中比照操作的《訴訟檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序》，以規(guī)范立卷歸檔的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求，使最高人民法院機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、制度化?，F(xiàn)將該規(guī)定印發(fā)給你們，請(qǐng)你們組織本單位內(nèi)勤、書記員認(rèn)真學(xué)習(xí)并參照?qǐng)?zhí)行。
附：訴訟檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序
訴訟檔案是指人民法院在審判活動(dòng)中形成的辦理完畢后作為檔案保存的各種訴訟文書材料。訴訟案件立案后，即由承辦書記員收集有關(guān)本案的各種訴訟文書材料，根據(jù)刑事、民事、行政、執(zhí)行、國家賠償?shù)劝讣悇e，按年度、審級(jí)、一案一號(hào)的原則單獨(dú)立卷。為了進(jìn)一步規(guī)范訴訟檔案歸檔工作，根據(jù)《人民法院檔案工作管理規(guī)定》，制訂本操作程序：
一、 收集
文件材料的收集是指從承辦案件開始，按照辦理案件的進(jìn)程，由書記員著手收集材料。收集材料的原則是齊全完整。
二、 整理
整理包括文件排序、剪裁折疊、去粗取精、譯文和復(fù)印。文件排序是指按照程序法的規(guī)定，結(jié)合文件形成的先后順序給每份文件定位。剪裁折疊是指對(duì)那些不規(guī)范的文件剪裁折疊的過程，使其與規(guī)范性文件大小一致。要求大于規(guī)范性文件的要剪裁或折疊，小于規(guī)范性文件的要加貼襯紙，訂口處有字跡的要加貼襯邊。去粗取精是指對(duì)那些與本案無關(guān)和重份文件全部剔除，只保留與本案有關(guān)的文件的過程。譯文是指對(duì)外文材料和少數(shù)民族文字材料要譯成中文附后。復(fù)印是指對(duì)那些沒有正本的文件只能用復(fù)印件來代替的特殊情況。另外，對(duì)用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)、紅墨水書寫的文件也要將復(fù)印件附上。
三、 立卷
立卷包括分立正卷和副卷、卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫及裝訂。凡我院辦理的一審、終審、再審、復(fù)核審及有實(shí)質(zhì)性改判意見的申訴卷都要分立正卷和副卷。對(duì)那些不宜公開、需要保密的材料要立在副卷內(nèi)，副卷一律不對(duì)外查閱。填寫卷內(nèi)目錄，要按照卷內(nèi)文件的先后順序，一個(gè)文件填寫一個(gè)順序號(hào)。卷宗封面的填寫，內(nèi)容一定要齊全，書寫一定要工整。備考表是記錄本案情況的，凡在本案立卷中有需要說明的，一定要在備考表中記錄清楚，立卷人和檢查人必須在備考表中簽名或蓋章，以明確責(zé)任。案卷的裝訂必須牢固、整齊、美觀，每本卷的厚度以不超過15毫米為宜（不超過200頁），超過厚度的分冊(cè)裝訂，填寫頁碼每?jī)?cè)均從第一頁開始（卷內(nèi)目錄和備考表不編頁碼）。卷宗裝訂要做到下邊齊右邊齊，三孔一線，裝訂線長度為 180毫米。在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封條，由立卷人簽名或蓋章。
四、 歸檔
歸檔包括案卷收集、質(zhì)量檢查、目錄登錄和歸檔時(shí)間要求。案卷收集是指由庭內(nèi)勤組織按照集中歸檔的要求，將各合議庭辦理完結(jié)的案卷收集集中，按年度、類別、審級(jí)分類排序的過程。收集原則主要是齊全，將各合議庭已辦結(jié)并應(yīng)該歸檔的案卷一本不漏的收集起來，按照歸檔要求集中歸檔，合議庭或承辦人個(gè)人不能單獨(dú)歸檔。質(zhì)量檢查是指由庭內(nèi)勤組織書記員對(duì)集中起來的案卷逐本檢查，對(duì)不符合規(guī)定要求的退給承辦人限期重新整理，待整理合格后再收回來排到應(yīng)排的位置。目錄登錄是指將收集起來并檢查合格后的案卷按年度、審級(jí)、類別和大小號(hào)的順序用計(jì)算機(jī)打出目錄，軟盤與案卷一并交檔案處。質(zhì)量檢查的內(nèi)容有：材料是否齊全、文件排列是否按序、正本文件是否蓋章、有無送達(dá)回證、卷內(nèi)目錄填寫是否規(guī)范、卷宗封面填寫是否齊全、有無重份材料、裝訂是否規(guī)范牢固、有無備考表、卷底粘沒粘封條和簽名等。時(shí)間要求是指上年辦結(jié)的案卷第二年必須歸檔（未辦結(jié)的除外）。內(nèi)勤將以上各項(xiàng)辦完后，由檔案處派人檢查，合格后辦理歸檔手續(xù)，由各庭送到檔案處。
檔案處定期到各立卷單位檢查指導(dǎo)立卷工作，采取各種方式使每位內(nèi)勤、書記員都熟悉立卷和歸檔工作。案卷接收歸檔后，檔案處要及時(shí)檢查排序、制作檢索工具，裝盒上架，以確保歸檔案卷的安全。
五、 調(diào)卷
收集和管理檔案的根本目的就是提供利用。各審判庭因辦案需要到檔案處調(diào)卷的，要辦理嚴(yán)格的調(diào)卷手續(xù)。調(diào)卷手續(xù)就是填寫調(diào)卷卡，一案一卡，調(diào)卷人要按照調(diào)卷卡上的項(xiàng)目一一填寫清楚，調(diào)卷人必須寫明單位和調(diào)卷人的全稱，時(shí)間要寫明年、月、日，代調(diào)人和使用人都必須注明?！度嗣穹ㄔ簷n案工作管理規(guī)定》規(guī)定調(diào)出卷的時(shí)間為3個(gè)月。超過3個(gè)月沒用完的卷必須到檔案處辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限也不能超過3個(gè)月。
六、 其他
證物的歸檔，能裝證物袋的裝入證物袋，不能裝的拍成照片入卷。作為證據(jù)查考日期的信封，要保留原件，打開展平，加貼襯紙。卷內(nèi)嚴(yán)禁留置金屬物。
