發(fā)文機(jī)關(guān)合肥市地震局
發(fā)文日期2012年11月19日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)合震〔2012〕67號(hào)
施行日期2012年11月19日
效力級(jí)別地方規(guī)范性文件
局機(jī)關(guān)各處室、監(jiān)測(cè)中心：
為做好我局各門(mén)類(lèi)檔案整理工作，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際制定《市地震局檔案歸檔整理工作流程》并印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。
二0一二年十一月十九日
市地震局文書(shū)檔案整理工作流程
一、 歸檔材料的要求
1、本單位自行文必須要有底稿，用計(jì)算機(jī)起草的文件要將有領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件作為底稿。
2、歸檔文件不能有重份
3、歸檔材料必須是同一年度。
二、 工作流程
收集應(yīng)歸檔文件、分類(lèi)、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、蓋歸檔章、編寫(xiě)件號(hào)、編制目錄、裝盒。
(一)收集應(yīng)歸檔文件。每年第一季度機(jī)關(guān)各處室和監(jiān)測(cè)中心完成上年度文件材料的收集歸檔任務(wù)，具體見(jiàn)《市地震局文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》。下列文件不列入歸檔范圍：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件、普發(fā)供參閱、參考而不需辦理的文件及征求意見(jiàn)的文件；
2、本機(jī)關(guān)的重份文件、無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性臨時(shí)性文件、未經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)和未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件與電報(bào)、詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題或提出一般性意見(jiàn)、建議的人民來(lái)信、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料以及為參考而收集來(lái)的文件材料；
3、參加非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需貫徹執(zhí)行且無(wú)查考價(jià)值的文件材料、非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需辦理的文件材料；
4、下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、抄報(bào)備案的一般性文件材料及越級(jí)上報(bào)的不需辦理的文件材料。
（二）分類(lèi)。結(jié)合我局內(nèi)部機(jī)構(gòu)較少，文件量小的實(shí)際情況，采用按照保管期限——年度——件號(hào)的按件整理的方式進(jìn)行分類(lèi)整理，具體步驟是：
1、把歸檔文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；
2、把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開(kāi)，其中跨年度的會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類(lèi)似情況形成的文件材料，放在會(huì)議、事件、臨時(shí)性工作等類(lèi)似情況結(jié)束的年度；
（三）劃分保管期限。具體見(jiàn)《市地震局文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》
（四）裝訂。凡是歸檔文件均按“件"進(jìn)行裝訂。
1、裝訂前的準(zhǔn)備工作，主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：
（1）檢查文件材料是否齊全完整，如有缺張少頁(yè)或附件等不齊全的應(yīng)設(shè)法補(bǔ)齊，有破損的應(yīng)予以修整，有不宜永久、30年保存的應(yīng)予以復(fù)制；
（2）裝訂邊太窄的適當(dāng)加寬，紙張大于A4標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)按A4標(biāo)準(zhǔn)酌情進(jìn)行折疊或裁切，小于A4國(guó)標(biāo)的應(yīng)酌情按A4進(jìn)行背貼；
（3）剔除多余的重份和不必要的復(fù)制件。
2、系統(tǒng)排列。一份文件由幾部分組成時(shí)，裝訂前應(yīng)按下列順序進(jìn)行排列：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，復(fù)制件在后；
（4）轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；
（5）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；
（6）成套材料一冊(cè)為一件。
3、裝訂方法
（1）10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開(kāi)重新裝訂。
（2）永久和30年保管的文件，采取線(xiàn)繩裝訂法，統(tǒng)一在文件左上角或文件左側(cè)邊沿1.2厘米處用縫紉機(jī)扎線(xiàn)裝訂，過(guò)厚文件按照以往案卷的“三孔一線(xiàn)法"進(jìn)行裝訂。
（五）文件材料的排列
1、同一保管期限、同一事由的文件排在一起，如干部任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等要排在一起。
2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如會(huì)議記錄、工作安排、總結(jié)等。
3、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)等成套文件材料要集中排列。
（六）編寫(xiě)頁(yè)號(hào)按照《安徽省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，歸檔文件用鉛筆以“件"為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
1、每件均從“1"開(kāi)始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁(yè)號(hào)。
2、凡是有文字、圖表的頁(yè)面都要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，正面編寫(xiě)在右上角，背面編寫(xiě)在左上角。
3、一份文件的總頁(yè)數(shù)，以該文件最后一個(gè)頁(yè)號(hào)為準(zhǔn)。
（七）蓋歸檔章
1、歸檔章應(yīng)蓋在每件文件首頁(yè)的右上方，歸檔章用“紅色"印泥蓋，不能使用其它顏色。其中歸檔章的規(guī)格：長(zhǎng)為3×15MM，寬為2×8MM，具體樣式如下：
2、歸檔章各項(xiàng)目的名稱(chēng)和填寫(xiě)方法：
1號(hào)格 全宗號(hào) | 2號(hào)格 年度 | 3號(hào)格 室編件號(hào) |
4號(hào)格 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 | 5號(hào)格 保管期限 | 6號(hào)格 館編件號(hào) |
1號(hào)格：“全宗號(hào)"項(xiàng)，填寫(xiě)檔案館給我局檔案全宗確定的代號(hào)（116）。
2號(hào)格：“年度"項(xiàng)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)文件形成的完整的公元紀(jì)年，不能有任何省略。
3號(hào)格：“室編件號(hào)"項(xiàng)，由機(jī)關(guān)檔案室人員填寫(xiě)每一份文件的排列順序編號(hào)。
4號(hào)格：“機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）"項(xiàng)，按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的填寫(xiě)產(chǎn)生文件的內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，如“辦公室"、“人事科"等；按問(wèn)題分類(lèi)的填寫(xiě)文件所歸入的“問(wèn)題類(lèi)別"的名稱(chēng)，如“黨群類(lèi)"、“行政類(lèi)"等。
5號(hào)格：“保管期限"項(xiàng)，填寫(xiě)每一份文件的保管期限，即“永久"、“30"或“10"。
6號(hào)格：“館編件號(hào)"項(xiàng)，檔案移交進(jìn)市檔案館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫(xiě)以及如何編寫(xiě)。
3、填寫(xiě)歸檔圖章內(nèi)容時(shí)要求：（1）凡手工填寫(xiě)各項(xiàng)目?jī)?nèi)容的，一律用碳素筆填寫(xiě)；（2）凡項(xiàng)目?jī)?nèi)容用圖章蓋的，一律用紅公印泥；（3）各項(xiàng)目?jī)?nèi)容用數(shù)字表示的，全部用小號(hào)數(shù)碼章。
（八）編寫(xiě)件號(hào)。所有文件排列完畢之后，在同一年度內(nèi)按照不同保管期限分別編制件號(hào)。
（九）編制目錄。
1、根據(jù)本單位文件材料分類(lèi)、排列、編號(hào)的順序，按照永久、30年、10年三個(gè)序列，分別逐件編制歸檔文件目錄，用檔案管理軟件打印。
2、按規(guī)定要進(jìn)館的永久、30年檔案，應(yīng)編制紙張檔案目錄一式兩套（其中一套交檔案館，一套本單位使用），電子檔案目錄一式兩套（一套交檔案館，一套供日常查檔使用）。
3、目錄本的編制，按照保管期限的不同分別編制永久、30年、10年目錄，按照目錄號(hào)和保管期限的不同分別編制目錄。
4、歸檔文件目錄各項(xiàng)目填寫(xiě)規(guī)范如下：
（1）“件號(hào)"項(xiàng)：按照歸檔章內(nèi)的“室編件號(hào)"進(jìn)行填寫(xiě)；
（2）“責(zé)任者"項(xiàng)：A、填寫(xiě)制發(fā)文件機(jī)關(guān)的名稱(chēng)或個(gè)人的姓名，以文件的蓋章或署名為準(zhǔn)；B、機(jī)關(guān)填寫(xiě)全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)；C、由兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，只填寫(xiě)主辦單位名稱(chēng)，也就是編發(fā)文字號(hào)的單位；D、合同、協(xié)議應(yīng)填寫(xiě)甲方、乙方兩個(gè)單位的名稱(chēng)；E、個(gè)人作者填寫(xiě)其姓名，必要時(shí)加填職務(wù)或身份；
（3）“文號(hào)"項(xiàng)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，三者缺一不可，不得省略其中的部分，無(wú)文號(hào)的文件材料此項(xiàng)不填寫(xiě)。
（4）“題名"項(xiàng)：A、照錄文件原題名，不得自行修改；B、無(wú)題名或題名不能揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名加“[]"填寫(xiě)；C、有正題名、副題名的文件材料，可選擇其中有檢索價(jià)值的題名填寫(xiě)；D、批復(fù)與請(qǐng)示合為一件，擬寫(xiě)題名時(shí)寫(xiě)批復(fù)標(biāo)題，將請(qǐng)示文號(hào)放在備注欄中方便查找。
（5）“日期"項(xiàng)：A、填寫(xiě)文件的形成時(shí)間，以落款時(shí)間、會(huì)議通過(guò)時(shí)間或發(fā)布時(shí)間為準(zhǔn)；B、用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位數(shù)時(shí)，其前應(yīng)加寫(xiě)一個(gè)“0"；在打印目錄時(shí)應(yīng)分為年和月日兩行。C、時(shí)間不詳或沒(méi)有時(shí)間的文件材料，應(yīng)進(jìn)行必要的考證。
（6）“頁(yè)數(shù)"項(xiàng)：填寫(xiě)每份文件的總頁(yè)數(shù)，總頁(yè)數(shù)以文件材料的最后一個(gè)頁(yè)號(hào)為準(zhǔn)。
（7）“備注"項(xiàng)：必要時(shí)簡(jiǎn)要注明需要說(shuō)明的特殊情況或問(wèn)題，如果說(shuō)明文字比較多時(shí)，填寫(xiě)在備考表中。
（十）裝盒。按照永久、30年、10年三個(gè)編號(hào)順序分別裝盒。不同保管期限的文件不能混合裝盒；每盒文件之前放置歸檔文件目錄，在文件之后放置一張備考表。
卷 內(nèi) 備 考 表 需要說(shuō)明的問(wèn)題： 立卷人： 檢查人： 時(shí) 間： |
3、檔案盒封面項(xiàng)目填寫(xiě)方法。封面包括“全宗名稱(chēng)"、“年度"和“類(lèi)別"項(xiàng)，填寫(xiě)產(chǎn)生檔案全宗的單位的全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，具體與目錄夾封面相應(yīng)項(xiàng)目相同。
4、檔案盒脊項(xiàng)目的填寫(xiě)方法：可按照要求設(shè)計(jì)脊背封面打印黏貼或在檔案盒脊背蓋章?！叭谔?hào)"項(xiàng)，用大號(hào)數(shù)碼章蓋檔案館給本單位檔案全宗確定的代號(hào)；“年度"項(xiàng)，用小號(hào)數(shù)碼章蓋四位阿拉伯?dāng)?shù)字；“保管期限"項(xiàng)，蓋大號(hào)“永久"、“30年"或“10年"；“室編件號(hào)"項(xiàng)，由機(jī)關(guān)檔案室人員填蓋本盒文件的起止件號(hào)；“館編件號(hào)"項(xiàng)，空，檔案移交進(jìn)館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫(xiě)以及如何編寫(xiě)；“盒號(hào)"項(xiàng)，用大號(hào)數(shù)碼章蓋本盒的排列順序號(hào)。
附件2：
市地震局會(huì)計(jì)檔案整理工作流程
一、收集：收集范圍包括會(huì)計(jì)決算報(bào)表、季月報(bào)、銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、各類(lèi)明細(xì)帳、會(huì)計(jì)憑證、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等材料。
二、整理：對(duì)已收集的會(huì)計(jì)文件材料進(jìn)行科學(xué)整理編目，包括:
1、分類(lèi)：會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)采用“年度——形式分類(lèi)法"，先分年度,再把同一年度的會(huì)計(jì)文件材料分為憑證、帳簿、報(bào)表和其他四大類(lèi)，然后把不同保管期限的會(huì)計(jì)文件材料分別組成單個(gè)保管單位（卷）。
2、組卷：分別按憑證、帳簿報(bào)表和其他類(lèi)進(jìn)行組卷。報(bào)表的組卷：年度決算報(bào)表單獨(dú)組卷,不與季月報(bào)合并。帳簿的組卷：按銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、明細(xì)帳等各自組卷。有些帳頁(yè)較少，可將科目?jī)?nèi)容相近的帳頁(yè)合并組卷，但在卷內(nèi)排列時(shí)要前后分開(kāi)；特別要注意，不同保管期限的不能合并，如期限為25年的現(xiàn)金日記帳不能與15年的總帳合并。憑證的組卷：按憑證編號(hào)排列，每月裝訂成一卷或數(shù)卷。憑證附件折疊時(shí)要整齊，不要超過(guò)憑證封面長(zhǎng)度。
3、編（張）頁(yè)號(hào)：報(bào)表、帳簿等有文字、數(shù)字的頁(yè)面都要編頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)不編號(hào)。編頁(yè)號(hào)的位置，紙張正面編在右上角，反面編在左上角。對(duì)報(bào)表、帳簿上原來(lái)的封面予以保留并也要編頁(yè)號(hào)。憑證卷內(nèi)的每一份憑證單都有憑證號(hào)，排列時(shí)按憑證順序號(hào)，其附件可以不編號(hào)。
4、填制卷內(nèi)目錄：報(bào)表、帳簿要填制卷內(nèi)目錄。憑證不抄卷內(nèi)目錄。
①“文件作者"欄填本單位簡(jiǎn)稱(chēng)；
②“文件標(biāo)題"欄填各類(lèi)報(bào)表名稱(chēng)、科目名稱(chēng)，如“一九九九年一月份月報(bào)表"，一種報(bào)表、一個(gè)科目填一欄；
③“日期"欄填該文件的形成日期；
④“起止頁(yè)號(hào)"欄填該文件所在頁(yè)的起頁(yè)號(hào)（如第一件“起止頁(yè)號(hào)"中填入“1"），該卷內(nèi)的最后一個(gè)文件要填起頁(yè)號(hào)和止頁(yè)號(hào)（如“15～18"）；
5、裝訂：要求堅(jiān)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。對(duì)大的張頁(yè)要折疊，小的張頁(yè)要襯貼成A4或16K紙張大小。折封面時(shí)，注意背脊折6條痕，第1、2、3及6條折痕已固定，根據(jù)案卷厚度調(diào)節(jié)第4、5條折痕。報(bào)表、帳簿裝訂時(shí)紙張左邊、下邊疊齊，采用“三針?lè)?quot;。硬面帳簿可將案卷封面折好后用雙面膠或漿糊等辦法粘貼。憑證裝訂時(shí)左邊、上邊疊齊，在左上角裝訂。
6、填寫(xiě)案卷封面：封面的第一欄填寫(xiě)本單位全稱(chēng)。中間最大一欄填寫(xiě)案卷標(biāo)題，內(nèi)容包括作者、時(shí)間、會(huì)計(jì)檔案材料名稱(chēng)。
案卷號(hào)：每本案卷確定的流水號(hào)，就是該案卷的“案卷號(hào)"。
保管期限：會(huì)計(jì)年度報(bào)表（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)為永久保管；現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳保管期為25年；總帳、明細(xì)帳、輔助帳簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等保管期為15年；月、季度報(bào)表、銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)帳單保管期為5年。
起止日期：填案卷內(nèi)最早一份和最遲一份文件材料的日期。
張數(shù)：卷內(nèi)材料的總頁(yè)數(shù)，與卷內(nèi)目錄上總頁(yè)數(shù)對(duì)應(yīng)。硬面帳簿包括空白頁(yè)。
備考表：在封底，填寫(xiě)好立卷人、立卷時(shí)間及需說(shuō)明的情況。
目錄、封面上的書(shū)寫(xiě)統(tǒng)一用墨汁或碳素墨水，字跡要整潔清楚。
7、粘貼封簽、蓋印：憑證封簽的填寫(xiě)和粘貼：年度填4位數(shù)；月份按實(shí)填；“冊(cè)"中前一個(gè)“2"
表示該月共有憑證2冊(cè)，后一個(gè)“1"或2"表示本月的第一冊(cè)或第二冊(cè)（見(jiàn)右），只有一冊(cè)的就寫(xiě)“1"；最下行“卷"表示在全年案卷中的排列位置在11卷及12卷。
憑證封簽倒貼于憑證左上角背脊上。憑證封簽粘貼好后在與憑證封面、封底接縫處加蓋“騎縫章"。
活頁(yè)帳簿封底裝訂線(xiàn)頭（打死結(jié)）上粘貼薄紙并在二端加“騎縫章"。
8、案卷排列：在一個(gè)帳戶(hù)一年度的案卷中，按照?qǐng)?bào)表（年報(bào)、季月報(bào)）、帳簿（銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、明細(xì)帳）、憑證（一月憑證、二月憑證、……十二月憑證）順序排列，一卷一個(gè)號(hào)，一年編一個(gè)小流水號(hào)。該流水號(hào)就是該案卷的卷號(hào)。
9、抄寫(xiě)案卷目錄：根據(jù)案卷排列的順序號(hào)，將每卷的卷號(hào)、案卷名稱(chēng)（標(biāo)題）等項(xiàng)內(nèi)容抄在案卷目錄上，目錄一式二份，一份在會(huì)計(jì)部門(mén)，一份作為檔案移交用。
10、編寫(xiě)說(shuō)明，放在會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄前。主要內(nèi)容是：①本單位建立時(shí)間；②建立會(huì)計(jì)核算的時(shí)間；③機(jī)構(gòu)撤并變動(dòng)情況；④歷任會(huì)計(jì)姓名、任職時(shí)間；⑤整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況。
三、保管：局機(jī)關(guān)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由辦公室按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由辦公室保管一年，期滿(mǎn)后由辦公室編制移交清冊(cè)，移交機(jī)關(guān)綜合檔案室。自2008年以后由市財(cái)政局代帳采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的電子會(huì)計(jì)檔案，也應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
四、銷(xiāo)毀：保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除末結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和其它末了事項(xiàng)的原始憑證不得銷(xiāo)毀，單獨(dú)抽出組卷外，其它期滿(mǎn)檔案可按照以下程序銷(xiāo)毀：
①由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
②局主要負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，并經(jīng)市財(cái)政部門(mén)審查批準(zhǔn)。
③銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由市檔案局和市財(cái)政局共同派員參加監(jiān)銷(xiāo)。
④監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀檔案清點(diǎn)核對(duì)，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并歸檔作永久保存。
附件3：
市地震局實(shí)物檔案整理工作規(guī)則
一、收集
1、收集范圍：⑴我局和監(jiān)測(cè)中心獲得的具有保存價(jià)值的各種證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、匾等；⑵我局獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、題詞、字畫(huà)、票證、禮品、工藝品、牌匾等；⑶我局已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）；⑷我局舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)以及其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物等；
2、收集要求：⑴歸檔的實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向我局辦公室移交，任何單位或個(gè)人不得隨意將歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人；⑵收集的實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明；⑶歸檔的實(shí)物應(yīng)保持整潔、無(wú)破損；⑷歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入我局照片檔案管理。
二、整理
1、鑒定。根據(jù)本單位的歸檔范圍，對(duì)每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。對(duì)存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。
2、分類(lèi)。歸檔實(shí)物按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，具體見(jiàn)《市地震局檔案分類(lèi)方案》。
3、排列。每件歸檔實(shí)物在類(lèi)目?jī)?nèi)按時(shí)間先后順序排列。格式主要為：全宗號(hào)—實(shí)物—類(lèi)別—年度—件號(hào)。
4、編號(hào)。根據(jù)排列方式，編制由全宗號(hào)（檔案館給我局編制的代號(hào)）、類(lèi)別即“SW"、年度（實(shí)物取得或上面標(biāo)注的年度）、件號(hào)（歸檔實(shí)物的排列順序號(hào)，在分類(lèi)方案的類(lèi)目?jī)?nèi)，按歸檔實(shí)物排列順序從“001"開(kāi)始標(biāo)注）等各選項(xiàng)組成的序列號(hào)，即制作實(shí)物標(biāo)簽。并在實(shí)物上粘貼項(xiàng)目完整的歸檔標(biāo)簽（見(jiàn)下圖）。平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物反面右下方，立體實(shí)物將歸檔標(biāo)簽粘貼在實(shí)物底座。
全宗號(hào)： 類(lèi)別： 年度： 保管期限： 檔號(hào)： |
5、著錄。每件實(shí)物都應(yīng)按分類(lèi)方案，在檔案管理軟件上著錄各項(xiàng)目要素，并打印出歸檔目錄。實(shí)物檔案歸檔目錄包括件號(hào)、題名（文字說(shuō)明）、材質(zhì)、型制、年度、類(lèi)別、參見(jiàn)號(hào)、備注。實(shí)物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、類(lèi)別、起止件號(hào)等項(xiàng)目（見(jiàn)圖3）。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
6、保管。實(shí)物檔案應(yīng)專(zhuān)柜保管。對(duì)貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。存放實(shí)物檔案的庫(kù)房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。易蟲(chóng)蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲(chóng)、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作。有條件的單位應(yīng)建立實(shí)物檔案庫(kù)房，作為專(zhuān)門(mén)保管實(shí)物檔案的場(chǎng)所。
