發(fā)文機關(guān)安徽省財政廳,安徽省檔案局
發(fā)文日期2017年03月24日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號財會〔2017〕309號
施行日期2017年03月24日
效力級別地方規(guī)范性文件
各市、縣（市、區(qū)）財政局，檔案局，省直各單位：
為貫徹落實《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號），規(guī)范我省會計檔案整理，統(tǒng)一會計檔案案卷格式，現(xiàn)將《安徽省會計檔案整理要求及案卷格式》印發(fā)給你們，請結(jié)合《會計檔案管理辦法》一并貫徹執(zhí)行。
《安徽省會計檔案整理要求及案卷格式》結(jié)合我省實際，對會計檔案整理、會計檔案移交、會計檔案鑒定、會計檔案銷毀、會計檔案案卷格式等做出了具體規(guī)定和要求，是我省檔案人員和會計人員管理會計檔案的操作指南。原《安徽省會計檔案管理辦法實施細(xì)則》（省財政廳、省檔案局財金字〔1999〕691號文件）同時廢止。
安徽省財政廳
安徽省檔案局
2017年3月24日
安徽省會計檔案整理要求及案卷格式
一、 基本概念
（一）會計檔案
國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
（二）會計資料歸檔
單位會計管理機構(gòu)按照規(guī)定要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將有關(guān)會計資料通過整理立卷的工作過程。
（三）會計資料類別及范圍
應(yīng)歸檔的會計資料分為以下四類：
1、會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證；
2、會計賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
3、財務(wù)會計報告（財務(wù)報表和相關(guān)信息）,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；
企業(yè)財務(wù)報表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益（或股東權(quán)益）變動表以及附注。
行政事業(yè)單位的財務(wù)會計報告至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入費用表、現(xiàn)金流量表、附注以及決算報告。
4、其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊（格式見附件3）、會計檔案保管清冊（格式見附件4）、會計檔案銷毀清冊（格式見附件5）、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料（如：現(xiàn)金盤點表、支票盤點表、固定資產(chǎn)盤點表、財務(wù)印章保管登記表等）。
（四）應(yīng)納入文書檔案管理的財務(wù)工作文件材料
1、財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)；
2、財務(wù)管理工作計劃、報告、通知；
3、固定資產(chǎn)新增、報廢、調(diào)撥文件材料；
4、生產(chǎn)財務(wù)和成本核算文件材料；
5、資金管理、價格管理、會計管理文件材料；
6、企業(yè)稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料；
7、企業(yè)經(jīng)營盈虧情況報告、報表（含重要的、一般的）；
8、企業(yè)財務(wù)預(yù)、決算報告；
9、審計工作制度、總結(jié)；
10、審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料；
11、審計工作方案、計劃、報告、紀(jì)要；
12、機關(guān)財務(wù)預(yù)算、年度和年度以上財務(wù)計劃。
（五）會計檔案保管期限
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年（詳見附件1和附件2）。
二、 會計檔案整理
（一）收集
單位會計管理機構(gòu)應(yīng)結(jié)合實際，制定完備的會計資料收集歸檔制度，每年定期將歸檔范圍內(nèi)的會計資料收集齊全完整。
（二）分類
單位會計管理機構(gòu)對年度內(nèi)收集齊全的會計資料依次進(jìn)行以下三個層次分類：
1、根據(jù)本單位具體財會業(yè)務(wù)設(shè)置情況，區(qū)分體系（如：行政、工會、基建等是互不交叉、獨立的會計核算單位）；
2、同一體系下，按類別分成四類即會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料；
3、同一類別下，按保管期限分類。同一保管期限下，依一定順序（如時間）排列組卷（件），編流水號（以下簡稱“編號”）。
（三）檔號及歸檔章
1、檔號是以數(shù)字、字符形式賦予檔案實體用于體現(xiàn)檔案特征、固定檔案排列順序的一組代碼。編制檔號是會計檔案管理的核心內(nèi)容，是會計資料轉(zhuǎn)化為會計檔案的重要標(biāo)志。會計檔案的檔號結(jié)構(gòu)為：
全宗號-檔案門類代碼·年度-體系代碼·類別代碼-保管期限-卷(件)號
如：“Z109-CK·2016-X·1-D30-001”
“全宗號”：檔案館給定的單位代碼，由一位屬類代碼和三位順序號（也可由4位順序號）組成，如“Z109”。
“檔案門類代碼”：是指本單位檔案分類方案設(shè)定的一級類目，如：文書、會計、科技、聲像等，這里統(tǒng)一采用“財會”漢語拼音字母首字“CK”標(biāo)識，不用“會計”是為避免與“科技”的漢語拼音字母首字重復(fù)。
“年度”：文件材料形成年度，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如：“2016”。
“體系代碼”：依據(jù)單位財務(wù)設(shè)置情況，采用漢語拼音字母首字標(biāo)識，如：“行政”、“工會”、“基建”分別用“X”、“G”、“J”標(biāo)識。如果單位僅有一個體系，此項不標(biāo)注。
“類別代碼”：采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，即“會計憑證”、“會計賬簿”、“財務(wù)會計報告”、“其他會計資料”分別用“1”、“2”、“3”、“4”標(biāo)識。
“保管期限”：“永久”以代碼“Y”標(biāo)識，“定期30年”、“定期10年”，分別用“D30”、“D10”標(biāo)識。
“卷(件)號”：檔案的順序編號，采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，如：“001”。
2、歸檔章（格式見附件17）是檔號在紙質(zhì)文件材料上的具體體現(xiàn)，新設(shè)計的“會計憑證封面”（格式見附件8）、“會計賬簿封面”（格式見附件9）都設(shè)置有檔號的相應(yīng)內(nèi)容，直接填寫即可。但在“財務(wù)會計報告”和“其他會計資料”整理立卷時，須自行制作歸檔章，在每卷（件）首頁上端空白位置加蓋。
歸檔章以及會計憑證封面、會計賬簿封面、會計憑證盒脊（格式見附件11）、會計檔案盒脊（格式見附件13）均設(shè)有“分類代碼”欄目，該欄目是專門用于標(biāo)注“體系代碼”和“類別代碼”，兩個代碼之間用間隔點“·”隔開，如“X·1”。
（四）整理歸檔
運用計算機等電子設(shè)備生成的電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)會計報告等會計資料，如果不符合《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定，必須遵循“雙套制”原則，形成一套紙質(zhì)資料。
1、會計憑證的整理歸檔。
（1）依據(jù)一定規(guī)則，按年分月將若干記賬憑證（附有原始憑證）、記賬憑證匯總表（格式見附件7）連同會計憑證封面封底裝訂成一冊（厚度一般不宜超過20mm），即為一卷,數(shù)量多時，每月可裝訂多卷。
（2）會計憑證的組卷裝訂，應(yīng)遵循有關(guān)規(guī)定和要求，如卷內(nèi)憑證不得跨月、裝訂厚度要適當(dāng)、去除金屬物、折疊整齊（原始憑證過大，折疊時不能影響裝訂和展開；原始憑證過小，要采用加邊、加襯方式保證其平整、勻稱）、左上角裝訂（單孔直角線裝，孔眼距左邊不超過20mm、距上邊不超過25mm）、三角封包裝訂線、加蓋騎縫章等。
（3）編號、規(guī)范填寫會計憑證封面、憑證盒正面（格式見附件10）和盒脊，裝盒，上架（會計憑證檔案通常應(yīng)單獨集中擺放至專用的會計憑證柜中）。
2、會計賬簿的整理歸檔。
（1）會計賬簿一本為一卷（活頁式賬簿應(yīng)去除賬夾和空白頁，編寫頁碼，裝訂成冊），為每一卷加裝“會計賬簿封面”。
（2）按年度統(tǒng)一編寫檔號、填寫會計賬簿封面、備考表（格式見附件16）、會計檔案盒正面（格式見附件12）和盒脊。
（3）案卷排列順序依次為總賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)賬等，最后裝盒上架。
3、財務(wù)會計報告的整理歸檔。
參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），以件為單位，進(jìn)行歸檔整理。
（1）每份財務(wù)會計報告均應(yīng)裝訂成冊（包括會計報告編制說明、各類報表及附注），一冊即為一卷（件）。
（2）按照不同保管期限分別排列、編號、編寫《會計檔案文件目錄》（簡稱“編目”）（格式見附件15）、裝盒。
（3）不同保管期限的文件材料應(yīng)分別裝入不同的檔案盒內(nèi)，嚴(yán)禁混裝。如保管期限為“定期10年”的月報、季報、半年報等，分別每月、每季、每半年裝訂成一件（卷），并按月報、季報、半年報順序排列，每卷（件）都要編寫頁碼、編號、加蓋歸檔章、編目、填寫備考表和檔案盒正面和盒脊、裝盒；保管期限為“永久”的年度會計報告、部門決算、決算審核意見書、審計報告等，須另行編號編目，單獨裝盒。
4、其他會計資料的整理歸檔。
和財務(wù)會計報告的整理方法相同，即區(qū)分保管期限，根據(jù)事由和時間順序，將有關(guān)會計資料以件為單位進(jìn)行分類、排列、裝訂、編頁、編號、加蓋檔號章、編目、填寫備考表和檔案盒正面和盒脊、裝盒。比如：保管期限為“定期10年”的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等單獨編號、編目、裝盒；保管期限為“定期30年”的會計檔案移交清冊單獨編號、編目、裝盒；保管期限為“永久”的會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等單獨編號、編目、裝盒。
5、會計資料歸檔后，應(yīng)及時按年度編制《會計檔案案卷目錄》（格式見附件14）和《會計檔案文件目錄》，或者編制《會計檔案保管清冊》，二者可選編一種。
三、 會計檔案移交
單位會計檔案應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)實行集中統(tǒng)一管理。會計檔案移交是指單位會計管理機構(gòu)將會計檔案送交單位檔案管理機構(gòu)保管的過程。
（一）移交時間
1、當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。
2、單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。
（二）移交程序
1、單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交前，應(yīng)當(dāng)編制《會計檔案移交清冊》；
2、單位會計管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將《會計檔案移交清冊》隨同待移交的會計檔案一并向單位檔案管理機構(gòu)移交；
3、單位檔案管理機構(gòu)接收時應(yīng)認(rèn)真核對，按照《會計檔案移交清冊》所列內(nèi)容逐項交接，并檢查檔案質(zhì)量，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，在《會計檔案移交清冊》上簽字、蓋章；
4、《會計檔案移交清冊》由會計管理機構(gòu)和檔案管理機構(gòu)各保留一份。
四、 會計檔案鑒定
單位應(yīng)當(dāng)定期對保管期滿的會計檔案進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果作出繼續(xù)保存或者銷毀的處置決定。
（一）鑒定周期
單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況確定本單位會計檔案鑒定的周期、頻率。如果每年到期會計檔案數(shù)量不大，且?guī)旆靠臻g充足，可多年鑒定一次；如果每年到期會計檔案數(shù)量較大，且?guī)旆靠臻g有限，可隔年或者每年鑒定一次。
（二）鑒定組織
單位須成立由單位主管領(lǐng)導(dǎo)主任（組長）、檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)、審計機構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察機構(gòu)等部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)專家、技術(shù)人員為成員的檔案鑒定委員會（小組），組織并實施會計檔案鑒定工作。
（三）鑒定程序
1、由檔案管理機構(gòu)牽頭，會同會計管理機構(gòu)共同派員對到期會計檔案進(jìn)行逐卷、逐份閱讀，根據(jù)每份文件的價值的作用，提出銷毀或繼續(xù)保存期限的初步鑒定結(jié)論（未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止），報送單位檔案鑒定委員會（小組）。
2、單位檔案鑒定委員會（小組）對初步鑒定結(jié)論進(jìn)行討論審定。對仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)審定新的保管期限；對確無保存價值的會計檔案，審定銷毀。
3、形成正式鑒定意見書。鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)量和主要內(nèi)容、鑒定情況概括；
（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；
（3）編制或?qū)彾ā稌嫏n案銷毀清冊》；
（4）列明單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案。
五、 會計檔案銷毀
經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀；
（一）單位編制的《會計檔案銷毀清冊》應(yīng)列明擬銷毀會計檔案的名稱、起止年度、檔號、卷內(nèi)文件數(shù)、頁數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計檔案機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署單位。
（三）單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
（四）會計檔案銷毀時，應(yīng)采取安全的運輸方式，途中應(yīng)有單位保衛(wèi)部門人員押運，如有未解密的會計檔案，應(yīng)按照密級文件的運輸辦法辦理。會計檔案銷毀應(yīng)在國家指定的銷毀地點或安全的場所采用國家認(rèn)定的銷毀設(shè)備。監(jiān)銷人員應(yīng)始終在現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程，直至被銷毀的會計檔案無法恢復(fù)時，方可離開。
六、 電子會計資料的整理依據(jù)
電子會計資料的整理應(yīng)符合紙質(zhì)會計資料整理的基本要求，具體的整理方法請按照《會計檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
附件：1.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表
2.財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表
3.《會計檔案移交清冊》格式
4.《會計檔案保管清冊》格式
5.《會計檔案銷毀清冊》格式
6.《借閱檔案登記表》格式
7.《記賬憑證匯總表》格式
8.《會計憑證封面》格式
9.《會計賬簿封面》格式
10.《會計憑證盒》正面格式
11.《會計憑證盒》盒脊格式
12.《會計檔案盒》正面格式
13.《會計檔案盒》盒脊格式
14.《會計檔案案卷目錄》格式
15.《會計檔案文件目錄》格式
16.《卷內(nèi)備考表》格式
17.《歸檔章》格式
